ระบบ Stock อะไหล่ อู่ซ่อมรถ ตัดสต๊อกอัตโนมัติทุกครั้งที่เบิกใช้

ปัญหาคลาสสิกของอู่ที่จดงานในสมุดคือ ของในชั้นกับตัวเลขในบัญชีไม่เคยตรงกัน เพราะเบิกอะไหล่ไปใช้ในงานแล้วลืมไปหักออกจากสต๊อก กับ Garage Hub เมื่อคุณเปิดใบงานแล้วเบิกอะไหล่หรือเพิ่มอะไหล่เข้างานนั้น ระบบจะลดจำนวนในคลังให้ทันทีในขั้นตอนเดียว ตัวเลขจึงไม่มีทางบวม

เบื้องหลังเราใช้การล็อกแถวข้อมูลตอนตัดสต๊อก หมายความว่าต่อให้พนักงานหลายคนเปิดงานเบิกอะไหล่ตัวเดียวกันพร้อมกัน ของก็จะไม่ถูกหักเกินจำนวนที่มีจริง และระบบกันไม่ให้ยอดคงเหลือติดลบเด็ดขาด ถ้าของไม่พอจะเบิกไม่ได้ ทำให้สต๊อกในระบบสะท้อนของในชั้นจริงเสมอ

งานที่เปิดไปแล้วไม่ได้ทำต่อ หรือลูกค้าเปลี่ยนใจ เป็นเรื่องปกติของอู่ แต่ในระบบเดิมๆ การยกเลิกงานมักทำให้อะไหล่ที่เบิกไว้หายไปจากบัญชีโดยไม่กลับเข้าคลัง

Garage Hub จัดการให้อัตโนมัติ เมื่อคุณยกเลิกหรือลบงาน ระบบจะคำนวณว่าอะไหล่ของงานนั้นถูกเบิกออกไปจริงเท่าไหร่ แล้วคืนกลับเข้าสต๊อกตามจำนวนคงค้างที่แท้จริง ออกแบบมาให้คืนพอดี ไม่คืนซ้ำซ้อนแม้คุณจะยกเลิกแล้วเปิดงานใหม่อีกรอบ และต้นทุนของรายการที่คืนก็ถูกหักออกจากต้นทุนขายให้ถูกต้อง กำไรในรายงานจึงไม่เพี้ยน

การมารู้ว่าอะไหล่หมดตอนลูกค้านั่งรออยู่หน้าอู่ คือสิ่งที่ทำให้เสียทั้งงานและความเชื่อใจ คุณตั้งระดับเตือน (reorder level) ของอะไหล่แต่ละตัวได้เอง เช่น ผ้าเบรกรุ่นนี้เหลือ 3 ชุดเมื่อไหร่ให้เตือน

เมื่อจำนวนคงเหลือลดลงถึงหรือต่ำกว่าระดับที่ตั้งไว้ รายการนั้นจะขึ้นเตือนทั้งบนแถบเมนูและบนหน้า Dashboard ให้คุณเห็นตั้งแต่เปิดระบบ ไม่ต้องไล่เปิดดูทีละรายการ ทำให้สั่งของเติมได้ทันก่อนของจะขาดมือ

ทุกครั้งที่อะไหล่เข้าหรือออกจากคลัง ระบบจะบันทึกเป็นรายการเคลื่อนไหว (stock movement) ไว้ พร้อมระบุว่าเบิกออกไปใช้ในงานไหน คืนกลับจากงานไหน จำนวนเท่าไหร่ ต้นทุนต่อหน่วยเท่าไหร่ และเกิดขึ้นเมื่อไหร่

เมื่อตัวเลขในระบบกับของในชั้นไม่ตรงกัน คุณตามรอยได้ว่าของหายไปไหน หรือใครเบิกตอนไหน ไม่ต้องเดา ข้อมูลชุดนี้ยังช่วยตอนตรวจนับสต๊อกปลายเดือนและตรวจทานต้นทุนได้จริง เพราะทุกการเปลี่ยนแปลงมีร่องรอย ไม่ใช่แค่ตัวเลขคงเหลือลอยๆ

อะไหล่แต่ละตัวเก็บได้ทั้งราคาทุนและราคาขาย ระบบจึงรู้ส่วนต่างกำไรของอะไหล่แต่ละรายการให้คุณเห็นชัด ไม่ต้องมานั่งคิดเองว่าตั้งราคาแล้วเหลือกำไรเท่าไหร่

ที่สำคัญ ต้นทุนอะไหล่ที่เบิกใช้จริงจะถูกดึงเข้าไปคำนวณในรายงานกำไรสุทธิ (P&L) ของอู่โดยอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่กำไรขั้นต้นจากอะไหล่ แต่หักทั้งต้นทุนอะไหล่ เงินเดือนช่าง ค่าล่วงเวลา และค่าใช้จ่ายดำเนินงาน ออกมาเป็นกำไรสุทธิที่แท้จริงของกิจการ คุณจึงตัดสินใจเรื่องราคาและสต๊อกบนตัวเลขจริง ไม่ใช่ความรู้สึก